E-Mail-Archivierung

Wer kennt das nicht? Wenn man versucht, sich über einen Geschäftsvorfall oder ein Projekt einen vollständigen Überblick zu verschaffen, dann bleibt da oft ein ungutes Gefühl. Man ist sich nicht sicher, wirklich alle Informationen zu haben. Es könnte noch E-Mails geben, die in persönlichen Postfächern liegen, im schlimmsten Fall liegen sie auf Notebooks, die gerade irgendwo unterwegs sind.
Da kann es nicht verwundern, dass die Gartner Group ermittelte, dass durchschnittlich 30% der Arbeitszeit auf Suchvorgänge entfallen.

Seit einigen Jahren hat E-Mail als geschäftliches Kommunikationsmittel Telefon, Brief und Fax mindestens eingeholt, in einigen Branchen sogar weit überholt. Da für geschäftliche Korrespondenz – unabhängig vom Medium – immer die gleiche Aufbewahrungspflicht gilt, müssen also auch E-Mails zwingend archiviert werden, sofern sie Teil des Geschäftsprozesses sind.

Nun soll nicht nur dem Gesetz Genüge getan werden, sondern auch ein spürbarer Nutzen für den Anwender entstehen. Nur dann, wenn alle wichtigen Informationen in einem einzigen System archiviert werden, gibt es eine ganzheitliche Sicht auf alle Unternehmensinformationen. Nur so erreichen Sie, dass wichtige in A-Mails enthaltene Informationen dort erscheinen, wo sie gebraucht werden: Einem Verkauf, einem Kunden oder einem Projekt zugeordnet. Nur auf diesem Weg stellen Sie sicher, dass E-Mails nicht – vielleicht, weil sie nicht mehr als wichtig erachtet werden – vorschnell gelöscht werden, oder dass sie – weil sie sich in einem fremden Mail-Account befinden – einfach nicht eingesehen werden können.

ELO XC ist das Produkt, das eine Anbindung zwischen einem Exchange-Server und ELO herstellt und regelbasiert E-Mails archiviert. Mithilfe des ELO DocXtractor kann dabei über selbstlernende Verfahren eine vorgangsbezogene Archivierung implementiert werden.

Ihr Nutzen:

  • Ganzheitliche Sicht auf Geschäftsprozesse
  • Minimierte Suchzeiten- Revisionsicherheit
  • Schutz vor Informationsverlust